GDPR i Picasso - hvordan?


EUs persondirektiv af 2018 populært kaldet GDPR har en række restriktioner omkring hvordan I må gemme og bruge jeres gæsters persondata.

Læs mere indgående om emnet på Datatilsynets hjemmeside. (Linket åbner i et nyt vindue)

Det er yderst vigtigt at man som hotel tager sine forholdsregler i forhold til GDPR, og følger reglerne for databehandling. I forbindelse med Picasso har Techotel implementeret funktioner, som imødekommer de dele af den nye lovgivning, der vedrører Picasso. Det kan gøres med en GDPR Standard eller GDPR Digital løsning. Understående forklarer hvordan.
 

Forløbet i store træk / Rækkefølgen af jeres handlinger for at gøre Picasso GDPR klar.
1. Hvilken løsning ønsker I – Standard eller Digital?
2. Udfyld vedlagte bestillingsformular og returner til Techotel
3. Opsætning og aktivering af forskellige former for samtykker.
4. Opsætning af GDPR mail (GDPR Digital udgaven)
5. Indsamling af skriftlige samtykker via den valgte løsning.
6. Anonymisering af persondata og aktivering af GDPR. Disse to steps skal foretages til slut! (Bemærk at anonymiserede gæsters data ikke kan genskabes)

gdpr digital eller standard

 

GDPR Standard 

Afsendelse af samtykke mail:
1. Lav et udtræk på de gæster I ønsker samtykker fra (filtrer evt. på omsætning el. lign)
2. Marker de fundne gæster og tryk på ”mail” knappen.
3. Når maildialog boksen åbnes, kan jeres skabelon indsættes (tag evt. udgangspunkt i ”idéoplæg - standard” download her )
4. Afsend samtykke mail til gæsterne

Modtagelse af GDPR mail:
5. Find gæsten i gæstekartoteket
6. Åben ”samtykke” fanen og afkryds de pågældende samtykker fra gæsten*.

 samtykke

 

* Husk at GDPR kræver et skriftligt samtykke, så der bør forefindes en e-mail eller lign. dokumentation.

Alternativt, kan du for de gæster som har givet samme samtykker, markere gæsterne og vælge ”Rediger markerede kunder/Modify Selected Customers” og hermed ændre for flere gæster på én gang.


Det kan evt. være en god ide at gentage udsendelsen af e-mail flere gange, fx med en måneds mellemrum, for at maksimere eksponeringen. Brug evt. vores idéoplæg her. Indsæt selv jeres samtykkeformer.

 

 

GDPR Digital (Tilkøb - lejes)

1. Techotel lsendgdpreverer et link som hotellet kan sende til alle eller udvalgte gæster via marketing. Det er muligt at markere flere gæster, og sende til alle samtidigt.

2.Gæsten modtager nu et link til en landing page. Via landing pagen, får gæsten mulighed for at opdatere deres samtykker til det ønskede. (download ”Idéoplæg – digital”)

3. Gæsten kan også indtaste sin e-mailadresse direkte på hotellets hjemmeside, og vil herefter få tilsendt samme link til brug for at ændre sit samtykke. GDPR Digital indeholder et link I kan implementere på jeres hjemmeside til dette.

 

NB: Gæsten har altid mulighed for at indtaste mail og få tilsendt nyt link, hvorefter evt. ændringer i samtykker automatisk indlæses i Picasso.

landing

 

Landing Page (GDPR Digital)

 

Når gæsten trykker på linket i sin mail lander han på en side med et overblik over de forskellige samtykketyper.

Typerne er de samme som hotellet har oprettet i Picasso i Hotelsetup -> types -> GDPR samtykker

Udfor hver type, kan man se om gæsten har givet samtykke eks. til nyhedsbrev el. lign.

 

Ved at klikke på samtykket kan gæsten læse yderligere info samt ændre sit samtykke.
Picasso opdaterer automatisk samtykker i gæstekartoteket.

 

 

 

Logning af ændringer

I marketingsmodulet, kan man se hvilke ændringer der er foretaget, og hvilke samtykker der er givet.

Samtykke fanen” Hvilke samtykker har gæsten givet.

 

samtykkefane

 

Kontakter fanen” Hvilke ændringer er foretaget på gæsten.

 

kontaktfane

 

GDPR samtykkergdpr dropdown
Før opdatering af samtykker kan automatiseres, skal samtykkerne konfigureres i
Hotelsetup -> types -> GDPR samtykker.

Her findes en liste over de partnere Picasso har mulighed for at sende persondata til.

Det er vigtigt at sikre sig at ALLE de beskrivelser I ønsker at bruge samt at disse eksisterer OG at de er korrekte!

 

gdpr setup

 

”Aktivér samtykke” Aktiverer det relevante samtykke i Picasso, og gæsten har nu mulighed for at opdatere dette samtykke.

”Generelle vilkår” Betyder at samtykket er en del af hotellets almindelige betingelser, derved skal gæsten ikke give dette samtykke da det allerede er givet i de generelle betingelser.

”Aktivér GDPR” Slår GDPR funktionaliteten til. Er denne setting ikke sat, vil Picasso stadig sende persondata til partnere på trods af at der ikke er givet samtykke. (NB: Aktiver først denne når samtykker er indsamlet og på plads – aktiveres denne uden gæsten har givet samtykke sendes der ingen data til evt. partnere.)

 

Bemærk! Der vil kun blive sendt persondata til partnere når gæsten har givet sit samtykke dertil eller gæsten har givet samtykke via ”Common Terms”.

 

 

Opsætning af GDPR mail (GDPR Digital)

I Hotelsetup -> Basic -> E-mails
kan man redigere teksten i den e-mail gæsten modtager med linket til at rette sine samtykker. (download ”ideoplæg – digital” her )

digital mail

 

anonymiseringAutomatisk anonymisering af gæster på reservationer og i kundekartotek

Åbn -> Hotelsetup -> Basic -> GDPR.
Her aktiveres anonymiseringen.

Når anonymiseringen er aktiveret, vil Picasso begynde at anonymisere persondata i natkørslen.

Bemærk at anonymiserede gæsters data ikke kan genskabes!!!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Brug for mere hjælp?
Ønskes en undervisning og hjælp til opsætning, har I altid mulighed for at booke en af vore konsulenter til hjælp.

Tiden Techotel bruger herpå vil blive faktureret.

 


  
Kontakt
  Joachim Fabricius

    Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
    eller ring på
    tlf. 36 19 21 32


 


 

Selve implementeringen vil være over en periode, da alle Jeres gæster skal nå at have muligheden for at besvare og acceptere, inden anonymiseringen påbegyndes.


 

Læs også:

GDPR Drift

GDPR FAQ side