GDPR drift

 

Når GDPR først er trådt i kraft og I har overstået alle de indledende handlinger med indhentelse af samtykker fra jeres gæster, så skal overholdelsn af GDPR inkorporeres i den daglige drift.

GDPR drift delen starter, når I aktiverer anonymiseringen af jeres gæster. Dvs. når I sørger for at alle fortidige gæster som ikke har samtykket til at blive gemt, bliver anonyme OG alle fremtidige gæster som ikke giver deres samtykke inden en på forhånd angivet tidsgrænse, vil blive anonymiseret. Det gøres samlet et sted, når I er færdige med at indsamle samtykker.

Åbn -> Hotelsetup -> Basic -> GDPR.

anonymisering

Her aktiveres anonymiseringen. Når anonymiseringen er aktiveret, vil Picasso begynde at anonymisere persondata i natkørslen.

Bemærk at anonymiserede gæsters data ikke kan genskabes!!!

 

FOR FREMTIDEN

Når anonymiseringen er aktiveret vil følgende træde i kraft for eftertiden:

Når en gæst opretter en reservation uanset om det er ved at booke online, eller der reservationen oprettes i Picasso, mailer Picasso automatisk en GDPR mail til gæsten. Emailen indeholder teksten fra Picasso Hotelsetup -> Basic -> E-mails.

I vil selv kunne vælge om denne email automatisk skal sendes f.eks dagen efter bestillingen, 1 dag før ankomst etc.

 

digital mail

 

Emailen indeholder et link til gæstens personlige 'samtykke-side'. Her kan gæsten give tilsagn til at hans/hendes personlige data må gemmes i gæstedatabasen. Først ved tilsagn hertil gemmes dette i Picasso.

Se også:

GDPR instruktioner

GDPR FAQ side